OmniFocus for iPhone 完整教程

OmniFocus 是一款强大的个人任务管理应用，基于“Getting Things Done”（GTD）理念设计，它的核心思想是：将你脑中所有待办事项都“捕捉”下来，放入一个可靠的外部系统，从而解放你的大脑，让你能专注于当下。

这份教程将分为以下几个部分：

1. 核心概念：理解 OmniFocus 的“世界观”
2. 界面导航：认识你的“作战地图”
3. 实战流程：从零开始管理你的任务
4. 进阶技巧：解锁 OmniFocus 的真正威力
5. 实用场景与最佳实践

第一部分：核心概念 - OmniFocus 的“世界观”

在开始操作前，理解这几个核心概念至关重要，它们是 OmniFocus 逻辑的基石。

1. 项目

   • 是什么： 一系列相关任务，共同指向一个最终成果，项目有明确的“完成”状态。
   • 例子：
     • “策划一次家庭旅行”
     • “完成季度工作报告”
     • “学习 Swift 基础”
   • 特点： 一个项目可以包含多个步骤，当所有步骤都完成后,整个项目也就完成了。

2. 任务

   
   （图片来源网络，侵删）
   • 是什么： 项目中的具体步骤，或者是独立的一项工作,任务是执行的最小单位。
   • 例子：
     • （在“策划旅行”项目中）“预订机票”
     • （在“完成报告”项目中）“收集 Q1 销售数据”
     • （独立任务）“给妈妈打电话”
   • 特点： 任务可以被标记为“完成”，一个任务可以嵌套在项目下,也可以是独立的。
3. • 是什么： 给任务贴上的“关键词”或“属性”，标签是 OmniFocus 最强大的功能之一，因为它可以跨项目、跨文件夹给任务分类。
   • 例子：
     • @电脑：需要用电脑才能做的任务。
     • @外出：需要出门才能做的任务。
     • #工作：与工作相关的任务。
     • #家庭：与家庭相关的任务。
     • !重要：标记高优先级任务。
     • 等待：等待他人回复的任务。
   • 特点： 一个任务可以拥有多个标签,非常灵活。

4. 文件夹

   • 是什么： 用于组织和存放项目、标签或独立任务的“容器”。
   • 例子：
     • 工作：存放所有工作相关的项目。
     • 个人：存放所有个人生活的项目。
     • 等待：专门存放所有“等待”状态的标签任务。
     • someday/maybe：存放那些“也许有一天会做”的想法。
   • 特点： 文件夹帮助你从宏观上管理任务，保持 Inbox 的整洁。

5. 透视

   • 是什么： 这是 OmniFocus 的“杀手锏”，透视是一个临时的、动态的“虚拟文件夹”，它会根据你设定的规则（如标签、截止日期、位置等）从所有项目中筛选出你当前需要关注的任务。
   • 例子：
     • 工作日透视： 显示所有 #工作 标签且在今天或之后到期的任务。
     • 外出透视： 显示所有带有 @外出 标签且尚未完成的任务。
     • 等待透视： 显示所有带有 等待 标签的任务。
   • 特点： 透视让你无需在复杂的文件夹结构中跳转,就能看到最相关的任务列表。

第二部分：界面导航 - 认识你的“作战地图”

打开 OmniFocus，你会看到以下几个主要视图，底部是标签栏,可以快速切换。

1. 收件箱

   
   （图片来源网络，侵删）
   • 功能： 这是你的“任务中转站”，所有新捕捉进来的任务、邮件、备忘录都会先放在这里。
   • 使用建议： 定期（比如每天）清空收件箱，将任务分门别类地放入正确的项目或文件夹中，保持收件箱的“干净”非常重要。

2. 预测

   • 功能： 这是你的“今日任务总览”，它会智能地聚合所有在今天、明天、后天以及逾期未完成的任务。
   • 使用建议： 每天早上花几分钟查看预测，了解今天的主要任务,你可以在这里直接勾选完成任务。
3. • 功能： 按标签查看所有任务，你可以点击一个标签（如 @电脑），看到所有带有该标签的任务,无论它们在哪个项目里。
   • 使用建议： 当你需要处理特定类型的任务时（比如坐在电脑前），直接查看 @电脑 标签下的所有任务。

4. 文件夹

   • 功能： 按你创建的文件夹组织项目，点击“工作”文件夹，会看到所有属于“工作”的项目。
   • 使用建议： 用于宏观规划和项目管理，当你想专注某个领域时（如“个人成长”）,可以进入对应的文件夹。

5. 设置

   • 功能： 管理你的账户、同步、主题、快捷指令等。

第三部分：实战流程 - 从零开始管理你的任务

假设你是一个刚下载了 OmniFocus 的用户，现在要处理“准备周末野餐”这件事。

步骤 1：捕捉 - 把所有想法都“倒”出来

这是 GTD 的第一步,目标是清空大脑。

• 快速添加：

  • 点击屏幕右上角的 按钮。
  • 输入任务名称，“买水果”、“查天气预报”、“准备野餐垫”。
  • 不要 在这里思考细节,先捕捉下来。
  • 点击 “收件箱”,任务就存好了。

• 从其他 App 捕捉：

  • 从邮件添加： 在邮件 App 中，点击“分享”按钮，选择“发送到 OmniFocus”,邮件内容会自动变成一个任务。
  • 从 Safari 添加： 在网页上看到有用的信息，点击“分享”按钮，选择“发送到 OmniFocus”,网页链接会保存在任务中。
  • 使用 Siri： 对 Siri 说：“嘿 Siri，在 OmniFocus 里添加一个任务：买一瓶葡萄酒。” 任务会直接进入收件箱。

步骤 2：组织 - 给任务安个“家”

你需要把收件箱里的任务进行整理。

1. 打开收件箱，找到“买水果”这个任务。
2. 点击任务进入详情页。
3. 点击右上角的 编辑 按钮。
4. 创建项目：
   • 点击 “无项目”。
   • 选择 “新建项目”。
   • 输入项目名称：“周末野餐计划”，然后点击“完成”。
5. 分配任务：
   • “买水果”任务就属于“周末野餐计划”项目了。
   • 你可以给任务添加更多细节：
     • 备注： 写下“需要买苹果、香蕉和葡萄”。
     • 点击 + 标签，添加 @超市
     • 截止日期： 点击 + 截止日期,设置为周六。
6. 重复以上步骤，将“查天气预报”添加到同一个项目，并给它加上 @手机 标签；将“准备野餐垫”也添加进去。