Microsoft Flow (Power Automate) 完整教學
第一部分：基礎概念
在開始之前,我們先了解幾個核心概念，這會讓你更容易上手。
什麼是 Power Automate？
Power Automate 是一個雲端服務，可以幫助你自動化在應用程式和服務之間的工作流程，你可以想像它是一位「數位員工」，根據你設定的「規則」，在特定條件發生時，自動執行一系列的任務。
舉個例子：
- 情境： 每當你的 Outlook 收到一封來自老闆的郵件，主旨包含「緊急」時，自動將這封郵件轉發到你的 Teams 個人聊天。
- 自動化前： 你需要手動打開 Outlook，篩選郵件，找到郵件，複製內容，打開 Teams，貼進去... 很浪費時間。
- 自動化後： Power Automate 會自動完成所有步驟，你只需要等待通知即可。
核心元件
一個 Power Automate 流程由三個主要部分組成：
-
觸發器
- 定義： 流程的起點，是「什麼時候」開始執行。
- 例子：
當收到新電子郵件時(來自 Outlook)當在 SharePoint 中建立新檔案時當在 Excel Online 中新增資料列時當每天早上 9:00 時(排程觸發器)
-
動作
- 定義： 流程中要執行的具體「任務」。
- 例子：
取得電子郵件內容將資料寫入 Excel傳送 Teams 訊息建立一個 SharePoint 檔案
-
連接器
- 定義： 連接不同應用程式和服務的「橋樑」。
- 例子： Outlook、Teams、SharePoint、Excel、OneDrive、Google 服務、Twitter 等等，每個動作都需要一個對應的連接器。
第二部分：建立你的第一個流程
我們將以一個最經典的範例來實作：「當 Outlook 收到新郵件時，自動將郵件儲存到 OneDrive」。
步驟 1：登入並建立新流程
- 前往 Power Automate 官網 並登入你的 Microsoft 帳戶。
- 在左側功能表中,點擊 「建立」。
- 你會看到兩種建立流程的方式：
- 自動化雲端流程： 由事件觸發（例如收到新郵件）。
- 手動觸發的流程： 由你手動點擊按鈕來觸發。
- 我們選擇 「自動化雲端流程」，然後點擊 「建立」。
步驟 2：設定觸發器
-
流程名稱： 給你的流程取一個好記的名字，
將新郵件儲存到 OneDrive。 -
搜尋觸發器： 在搜尋框中輸入
outlook，然後選擇當收到新電子郵件時 (V2)，建議使用 V2 版本，它通常功能更強大。 -
設定觸發器選項：
- 帳戶： 選擇你的 Outlook 帳戶。
- 資料夾： 通常預設是
收件匣。 - 只包含未讀的郵件： 勾選這個選項，可以避免處理舊郵件造成重複。
- 最多傳回： 設定一次最多處理幾封信，保持預設的
10即可。
小技巧： 點擊顯示進階選項，可以設定更多條件，例如只處理來自特定人員或包含特定關鍵字的郵件。
步驟 3：新增動作
-
點擊
+ 新增步驟。 -
我們要將郵件儲存到 OneDrive，所以在搜尋框中輸入
one drive，然後選擇建立檔案動作。 -
設定動作選項：
- 位置： 點擊右側的資料夾圖標，選擇你想要儲存郵件的 OneDrive 資料夾（
文件）。 - 檔案名稱： 這裡需要動態生成檔名，點擊右側的動態內容圖標（閃電符號），你會看到從觸發器傳來的資料，
主旨，選擇主旨。 - 檔案副檔名： 輸入
.txt或.eml。 - 檔案內容： 同樣點擊動態內容圖標，選擇
郵件內文 (HTML)，這樣郵件內容就會以 HTML 格式儲存下來，保留原始格式。
小技巧： 使用動態內容可以讓你的流程變得非常智能，直接利用前一個步驟的結果。
- 位置： 點擊右側的資料夾圖標，選擇你想要儲存郵件的 OneDrive 資料夾（
步驟 4：儲存並測試流程
- 點擊畫面右上角的
儲存。 - 儲存後,點擊
測試。 - 在彈出的視窗中,選擇
手動，然後點擊測試。 - 接著點擊
完成並測試，Power Automate 會開始偵測觸發器條件。 - 現在,去你的 Outlook 收件匣寄一封新郵件給自己（或者等待幾分鐘，如果你沒有勾選「只包含未讀的郵件」）。
- 幾分鐘後,回到 Power Automate 的測試畫面，你應該會看到「已找到 1 個符合的項目」的訊息，點擊
查看詳細資料可以看到執行結果。 - 前往你指定的 OneDrive 資料夾，你會發現一個以郵件主旨命名的檔案已經被成功創建了！
恭喜！你已經建立了你的第一個 Power Automate 流程！
第三部分：進階主題與最佳實踐
當你熟悉基本操作後,可以探索更多強大的功能。
條件邏輯
有時候,你並不是想對所有觸發的項目執行相同的動作，只想處理標記為「高優先級」的郵件。
- 如何使用：
- 在觸發器和動作之間,點擊
+ 新增步驟->控制->條件。 - 在條件方塊中,你可以選擇從「動態內容」中抓取欄位（
重要性），然後設定條件（等於->高）。 - 將需要執行的動作拖到
如果是的區塊中。 - 將不需要執行的動作（或其他的動作）拖到
如果否的區塊中。
- 在觸發器和動作之間,點擊
運算式
運算式可以讓你進行更複雜的資料處理,例如合併字串、格式化日期等。
- 如何使用：
- 在輸入框中,點擊右側出現的
顯示動態內容旁邊的fx圖標。 - 這會打開「運算式」編輯器，你可以在這裡使用內建的函數，
concat(): 合併字串。concat('報告_', formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd'))會產生報告_2025-10-27.txt這樣的檔名。formatDateTime(): 格式化日期時間。body(): 取得上一步驟的完整回應。
- 在輸入框中,點擊右側出現的
循環
當你需要處理一個清單中的所有項目時（例如資料表中的每一列），循環就派上用場了。
- 如何使用：
- 點擊
+ 新增步驟->控制->應用至每個。 - 你需要先有一個「清單」來提供給循環，這個清單通常來自某個動作的輸出，先執行一個
取得資料表中的所有項目動作。 - 將該動作的輸出（通常是
value）拖到從的輸入框中。 - 接下來,在
在清單中的每個項目下執行此動作區塊中，添加你想要對清單中每一個項目執行的動作，在這些動作中，你可以使用項目()來取得目前循環項目的值。
- 點擊
最佳實踐
- 命名清晰： 給流程和步驟取有意義的名稱，方便未來維護。
- 註解： 對於複雜的邏輯，使用註解來解釋它的用途。
- 錯誤處理： 使用
控制->範圍來包裹可能會出錯的步驟，並在範圍內新增處理錯誤的動作，讓流程在遇到問題時不會直接崩潰。 - 從簡單開始： 先建立一個簡單的流程，確保它能正常運作後，再逐步添加更多複雜的邏輯。
第四部分：學習資源
- 官方文件 (最佳起點): Microsoft Learn - Power Automate
- Power Automate 示範庫: 官網有數千個由社群建立的範本，你可以直接使用或修改，點擊左側的「範本」即可瀏覽。
- YouTube 教學影片: 搜尋 "Power Automate tutorial" 或 "Power Automate 入門"，有大量優質的中文和英文教學。
- Power Automate 社區論壇: 當你遇到問題時，可以在這裡尋求幫助或與其他使用者交流。
希望這份教學能幫助你順利踏入 Power Automate 的世界！開始嘗試將你日常工作中重複、耗時的任務自動化吧！
