DEVONthink Pro 终极指南：从入门到精通

DEVONthink 不仅仅是一个“笔记软件”或“文档管理器”，它是一个强大的个人知识库和信息管理中心，它的核心理念是“所有信息，一处安放”，并通过其独特的 AI 和搜索能力，帮助你将孤立的信息点连接成知识网络。

第一部分：核心理念与基础设置

在开始使用前,理解 DEVONthink 的几个核心概念至关重要。

核心理念：AI 驱动的知识管理

• 不仅仅是存储： 你可以把 DEVONthink 想象成你的“数字大脑的第二大脑”，它不仅能安全地存储你的文件，还能理解它们的内容。
• 关联与链接： AI 会自动分析你的文档，并根据内容、标签、元数据等建立关联，你可以通过“See Also”和相关面板，快速发现意想不到的知识连接。
• 统一搜索： 无论你的文件是本地的、云盘里的，还是在数据库中，DEVONthink 都能提供全局、统一的搜索体验。

核心概念

• 数据库: 这是 DEVONthink 中最高级别的容器，你可以为不同类型的项目创建不同的数据库，工作项目”、“个人研究”、“财务文档”等。
• 组: 数据库内的文件夹，用于组织你的文件和笔记，组可以无限嵌套。
• 条目: 数据库中的任何单个项目，包括：
  • 文件: PDF、Word、图片、音频、视频等。
  • 笔记: 富文本、Markdown、纯文本等，在 DEVONthink 内部创建和编辑。
  • 网页: 保存的网页快照或链接。
  • 邮件: 链接到你的邮件客户端（如 Apple Mail）。
  • 文件夹: 组。
• 智能组: 这是 DEVONthink 的“魔法”所在，你设置一组规则（标签包含“重要”，文件类型为 PDF），智能组会自动将所有符合规则的条目聚合在一起，无需手动整理。
• 用于为条目添加非结构化的关键词，非常灵活，是实现关联和搜索的重要工具。

初始设置：创建你的第一个数据库

1. 启动 DEVONthink Pro。
2. 创建新数据库： 点击菜单栏 File > New Database...，给你的数据库命名（我的知识库”），并选择一个存储位置。
3. 设置同步（可选但推荐）： 如果你需要在多台设备（Mac, iPhone, iPad）上同步数据，可以设置 iCloud Drive 或 WebDAV 同步，这是保持知识库一致性的关键一步。
4. 熟悉界面：
   • 左侧边栏： 显示所有数据库、组和智能组。
   • 中间主窗口： 显示当前选中组/智能组的内容。
   • 右侧边栏： 显示当前选中条目的详细信息、元数据、标签和“See Also”（相关条目）。

第二部分：日常工作流：如何使用 DEVONthink

信息输入：把所有东西“喂”给 DEVONthink

DEVONthink 提供了多种方式将信息导入你的数据库：

• 拖放： 最简单直接的方式，将文件从 Finder 拖到 DEVONthink 的窗口中。
• 剪贴板导入： 复制网页、文本或图片，然后在 DEVONthink 中使用 File > Import > Clipboard。
• 创建新条目： 在任意组内右键，选择 New > ... 来创建新笔记、新文件夹等。
• 邮件集成： 在偏好设置中设置与 Apple Mail 的集成，可以将邮件直接拖入数据库。
• 剪藏/保存为网页： 使用浏览器扩展或系统菜单，一键将网页保存为可读性强的快照。
• 监听文件夹： 在数据库设置中，可以指定一个文件夹作为“监听文件夹”，任何放入该文件夹的文件都会被自动导入到数据库中，非常适合自动化流程。

信息处理：整理与标记

导入只是第一步,关键在于如何整理。

• 使用组进行分类： 创建清晰的文件夹结构，在“工作项目”数据库下，可以创建“客户A”、“客户B”等组。
• 善用智能组：
  • 示例： 创建一个名为“待阅读”的智能组，规则为“标签不包含‘已读’”，所有新导入的文档默认不包含此标签，都会出现在这里，阅读完毕后，手动添加“已读”标签，文档就会自动从智能组中消失。
  • 示例： 创建一个“重要合同”智能组，规则为“标签包含‘合同’且标签包含‘重要’”。
• 打上标签：
  • 标签的力量： 标签可以跨越组和文件类型，一个关于“人工智能”的 PDF 和一个关于“人工智能”的 Markdown 笔记可以拥有相同的标签，从而通过标签将它们关联起来。
  • 添加标签： 选中条目，在右侧边栏的“Tags”部分输入标签名即可，也可以使用 cmd + shift + T 快速调出标签窗口。
• 添加备注： 为每个条目添加备注，记录你的想法、摘要或下一步行动。

信息输出：检索、链接与创造

这是 DEVONthink 价值体现的最高阶段。

• 强大的搜索：
  • 全局搜索： 使用 cmd + F 或 cmd + shift + F 进行全局搜索，DEVONthink 的搜索速度极快，支持全文内容搜索。
  • 自然语言搜索： 尝试用自然语言提问，找一下关于机器学习在医疗领域应用的 PDF”。
  • 搜索范围： 你可以在搜索前选择是在当前组、当前数据库还是所有数据库中搜索。
• 建立连接：
  • “See Also”面板： 这是 AI 的魔力所在，选中一个条目，右侧面板会自动显示内容相关的其他条目，这是发现知识连接的绝佳工具。
  • 手动链接： 在笔记或网页编辑器中，可以像网页一样创建超链接，直接链接到数据库中的其他条目，只需输入 [[，然后选择目标条目即可。
• 创造与写作：
  • 内置编辑器： DEVONthink 的富文本和 Markdown 编辑器功能强大，支持代码块、表格、数学公式等。
  • Markdown 支持： 对 Markdown 语法支持完美，是写作和笔记的理想选择。
  • 模板： 创建常用笔记模板（如会议纪要、读书笔记模板），一键生成新笔记，保证格式统一。

第三部分：高级技巧与工作流

与外部工具集成

• 与 Obsidian/Roam Research 等双向链接工具集成：
  • 思路： 在 DEVONthink 中作为“事实”和“文件”的存储库，在 Obsidian 中作为“思考和链接”的写作空间。
  • 方法： 使用 DEVONthink to Go 的 URL Scheme，在 Obsidian 中创建一个链接，点击即可在 DEVONthink 中打开对应文件，反之，也可以将 Obsidian 中的笔记作为附件链接到 DEVONthink 的条目中。
• 与 OmniFocus/Things 等 GTD 工具集成：
  • 方法： 在 DEVONthink 中选中一个条目，右键选择 Services > Send to OmniFocus，可以快速将其创建为一个任务，并附带链接回原始文档。
• 与 ChatGPT 等 AI 工具集成：
  • 思路： 将你的知识库作为 AI 的“长期记忆”和“上下文”。
  • 方法： 使用 cmd + C 复制 DEVONthink 中的文本，然后粘贴到 ChatGPT 的对话框中，并给出你的问题。“基于以下这段关于宏观经济学的笔记，帮我总结三个核心观点。”

自动化与脚本

• AppleScript： DEVONthink 强大的 AppleScript 支持意味着你可以通过编写脚本来自动化几乎任何重复性任务，自动重命名文件、根据规则移动文件、批量处理元数据等。
• 示例脚本： 可以在网上找到大量现成的脚本，将所有 PDF 的第一页提取为缩略图”、“自动为新邮件创建条目”等。

备份与安全

• 定期备份： 定期将数据库文件（.dtBase2）复制到外部硬盘或云存储，虽然 DEVONthink 本身很稳定，但备份总是好习惯。
• 加密数据库： 在数据库设置中，可以为整个数据库设置密码，保护敏感信息。

第四部分：实战场景示例

学术研究者

1. 数据库结构：
   • 主数据库：学术研究
   • 组：文献综述、我的论文、会议资料、数据集
   • 智能组：已读文献（规则：标签包含“已读”）、待精读（规则：标签包含“重要”且不包含“已读”）
2. 工作流：
   • 从 Google Scholar 下载的 PDF 直接拖入 文献综述 组。
   • 使用 cmd + shift + F 搜索关键词，快速定位相关文献。
   • 在 Markdown 笔记中记录阅读心得，并使用 [[ 链接到相关的 PDF 文献。
   • 写作论文时,直接在 DEVONthink 中创建 Markdown 文件，引用文献时通过链接快速跳转。

自由职业者/项目经理

1. 数据库结构：
   • 主数据库：客户项目
   • 组：按客户名称（如 客户A、客户B）创建一级组，每个客户组下再分 合同、沟通记录、交付物、发票 等二级组。
   • 智能组：所有待办项目（规则：备注中包含“待办”或“TODO”）、所有合同（规则：组包含“合同”）。
2. 工作流：
   • 客户邮件拖入 沟通记录 组，并打上客户标签和项目阶段标签（如“需求分析”、“开发中”）。
   • 收到合同后,存入 合同 组，并创建一个智能组 待签署合同 来跟踪。
   • 每周,打开 所有待办项目 智能组，快速回顾所有需要跟进的任务。

第五部分：常见问题与学习资源

常见问题

• Q: DEVONthink 和 Obsidian/Ulysses/Notion 有什么区别？

  • DEVONthink: 强项在于信息管理、文件存储、AI 驱动的关联和统一搜索，它是一个“保险箱”和“连接器”。
  • Obsidian: 强项在于本地知识图谱、双向链接和灵活的 Markdown 笔记，它是一个“思维网络”。
  • Ulysses: 强项在于极致的 Markdown 写作体验和简洁的界面，它是一个“写作工具”。
  • Notion: 强项在于数据库、团队协作和高度可定制化的块编辑器，它是一个“工作空间”。
  • 它们可以互补，很多人用 DEVONthink 存储和管理所有资料，用 Obsidian/Notion 进行思考和写作。

• Q: 我的数据库变得很卡怎么办？

  • 尝试 Database > Optimize Database...。
  • 检查是否有大量未优化的 PDF 或图片文件。
  • 避免在数据库中存储过大的视频文件（建议用链接）。

学习资源

• 官方资源：
  • 官方手册： Help > DEVONthink Pro Help，这是最权威、最全面的文档。
  • 官方教程视频： 在 DEVONthink 官网和 YouTube 频道上有很多入门和进阶视频。
• 社区资源：
  • MacSparky: David Sparks (MacSparky) 有非常出色的 DEVONthink 课程和教程，是公认的权威。
  • Reddit: r/DEVONthink 和 r/Notion 等社区经常有用户分享工作流和技巧。
  • YouTube: 搜索 "DEVONthink workflow"，可以找到大量博主的个性化分享。